Studio nenontwerp heeft de interface ontwikkeld voor een nieuw product van Trenton: DB-efactuur. Het is een beheermodule die energiefacturen controleert op fouten voordat deze wordt aangeboden bij digipoort (het digitale postkantoor van de overheid).
Studio nenontwerp heeft zich niet alleen actief ‘bemoeid’ met het design, maar ook met de structuur en nieuwe functionaliteiten die de beheertool naar een hoger niveau brengen. Het resultaat: een prettige beheertool voor de klanten van Trenton. Met deze beheertool ontvangen ze alleen nog maar gecheckte facturen.
Het probleem
De klanten van Trenton bevinden zich in het segment overheid/semi-overheid en bezitten elk een grote hoeveelheid energieaansluitingen. Een aansluiting kan een pand zijn, maar ook vaak de energiemeter van een stoplicht of brug. Om grip te krijgen op de aansluiting (over welk object hebben we het?) heeft Trenton eerder de module DB-energie ontwikkeld. Met de nieuwe module DB-efactuur krijgt de klant ook grip over de energiefacturen die periodiek per aansluiting verstuurd worden. DB-efactuur is een soort voorportaal voordat het wordt aangeboden bij digipoort. Alleen goedgekeurde facturen worden doorgestuurd!
Alle data wordt gecheckt. De module heeft een uitgebreide lijst met controlepunten waar de factuur aan moet voldoen. Klopt het verbruik? Zijn de benodigde gegevens meegestuurd? Zijn de gegevens juist? Zijn er afwijkingen met het contract? Kloppen de aangeleverde calculaties? Zijn er afwijkingen binnen de gestelde marges? Kortom: genoeg elementen die fout kunnen gaan en dus een juiste verwerking voorkomen.
Functie
De facturen van de energieleverancier(s) worden digitaal ingestuurd in DB-efactuur. Nadat deze door de technische controle is gekomen, wordt elke factuur gecontroleerd met de data van de klant. Een factuur die niet voldoet aan de gestelde eisen of marges krijgt de status ‘uitvaller’. Deze groep facturen wordt handmatig beoordeeld door de klant.
De geautoriseerde medewerker kan elke factuur inzien en beoordelen. Middels een prettige interface heeft men snel inzicht in reden van uitval en is de data per factuur overzichtelijk weergegeven op scherm of als pdf. Als er onduidelijkheden zijn, dan kan er binnen de module een conversatie gestart worden met de leverancier. Het doel is om de factuur alsnog goed te keuren, dan wel af te keuren.
Na definitief akkoord kunnen de facturen voorzien worden van aanvullende gegevens (metadata) voor een optimale verwerking in het eigen boekhoudsysteem. DB-efactuur stuurt de facturen in bij digipoort volgens de gestelde standaarden. Elke factuur is dan al gecheckt waardoor de (financiële) afhandeling snel verloopt.
Ontwerp en bouwen
Bij aanvang van de opdracht was er enkel een schetsmatige uiteenzetting van ideeën. Studio nenontwerp heeft dit vertaald naar vormgeving van de schermen en – waar nodig – nieuwe functionaliteiten aangedragen om de module gebruiksvriendelijker te maken.
Na het presenteren van de schermen en de uniforme factuur, hebben we alles gebouwd in html. De programmeurs van Trenton hebben de koppeling met de database en andere functionaliteiten verder uitgewerkt tot DB-efactuur.
In techniek hebben we daarom ook zo veel mogelijk rekening gehouden met de gebruiker. Niet de klant van Trenton als gebruiker, maar in dit geval de programmeurs van Trenton. Door de html helder op te bouwen en slim gebruik te maken van stylesheets kan de programmeur eenvoudig aanpassingen doorvoeren met het aanpassen van 1 classe-naam. Oké, hier wordt het technisch, slaan we even over…
Uitwerkingen
DB-efactuur is dus bedoeld voor het (automatisch) goedkeuren van digitale facturen. Middels een aantal schakelmomenten wordt de factuur door het systeem geleid. Hierdoor verandert de status van een factuur binnen deze module. Hoewel je met kleur voor een interface terughoudend moet zijn, hebben we het voor DB-efactuur juist gebruikt om de status van de factuur te accentueren. Op een intuïtieve manier is direct duidelijk wat de status is of naar welke lijstselectie gekeken wordt. Dit wordt nog extra versterkt door gebruik te maken van iconen.
Lijstweergave
De layout/vormgeving van de module is fris en helder. Via het hoofdmenu kan een lijstweergave per status bekeken worden. In de lijstweergave kan elke regel ‘uitgeklapt’ worden. Zo is snel aanvullende factuurinformatie beschikbaar of kunnen knoppen met een specifieke functie getoond worden.
Detailweergave
De detailpagina bestaat uit 3 delen: een factuurgedeelte, een statusgedeelte en een tabgedeelte. In het factuurgedeelte zijn de belangrijkste gegevens van de factuur weergegeven. Met de knop ‘factuur bekijken’ verandert het scherm naar een volledige weergave van de universele energiefactuur. De opmaak van dit gedeelte heeft dan ook een knipoog naar de papieren factuur.
Factuurstatus
Het instellen van de status van de factuur wordt afgehandeld in het statusgedeelte. Hier zijn de opties per factuur zichtbaar en kan onder meer een factuur goed- of afgekeurd worden.
Controlepunten
In het tabgedeelte zijn meerdere functies per tab samengevoegd. Onder ‘controle’ zijn alle punten weergegeven waar de factuur (automatisch) op is gecontroleerd.
De controlepunten zijn ook in de universele energiefactuur terug te vinden. In de pdf of schermweergave wordt de digitaal ingestuurde data in een traditionele factuurweergave gepresenteerd, gecombineerd met de resultaten van de controle.
Conversatie en notities
Onder de tab ‘Conversatie & notities’ kan een email-conversatie gestart worden met de leverancier. Het versturen en ontvangen van berichten wordt binnen de module afgehandeld. Een gebruiker kan door de hele module notities maken. Deze worden eveneens chronologisch in het conversatie gedeelte weergegeven.
Resume
Het begrijpelijk maken van informatie, dat is wat Studio nen-ontwerp graag doet. Ook bij deze opdracht hebben we dat op meerdere manieren toegepast. Hiervoor gaan we soms diep de materie in om alle scenario’s (in de factuurafhandeling) af te vangen. Dit vormt weer de basis voor de vertaling naar de interface waar de gebruiker mee werkt. Uiteindelijk zorgen we dat dit ook in de techniek terug komt, door de code zo te schrijven dat het ook voor een programmeur goed werkt.
Gebruiksvriendelijkheid, daar doen we het voor. Het is dan erg leuk om te horen dat de klanten van Trenton het als een prettige module ervaren.